Aufgaben und Ziele des Sekretariats

Bedienung des Firmen-Telefons

  • Telefonate annehmen/führen
  • Notizen schreiben, falls Bestellungen erfolgen
  • Weiterleiten dieser Notizen in die betreffende Abteilung
  • Wichtig: auf die Anliegen des Kunden eingehen

Verwaltung des E-Mail-kontos

  • Ankommende E-Mails öffnen
  • Aufteilen der Mails in die jeweiligen Abteilungen

Verwaltung der Eingangspost

  • Laufende Eintragungen im Postbuch
  • Briefe in die Abteilungen pflichtbewusst weiterreichen

Verwaltung der Ausgangspost

  • Auf korrektes Falten achten
  • Kuvertieren
  • Laufende Eintragungen im Postbuch

Besucher empfangen

  • Auf freundlichen und korrekten Umgang mit dem Gegenüber achten
  • Wartezeiten für Besucher so kurz wie möglich halten

 

Notwendige Qualifikationen für diese Stelle:

  • Micrososft Office Kenntnisse (Word, Excel, Access)
  • Organisationsfähigkeit
  • Identifikation mit dem Unternehmen
  • Belastbarkeit
  • Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft
  • Detailgenauigkeit

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