Aufgaben und Ziele des Sekretariats
Bedienung des Firmen-Telefons
- Telefonate annehmen/führen
- Notizen schreiben, falls Bestellungen erfolgen
- Weiterleiten dieser Notizen in die betreffende Abteilung
- Wichtig: auf die Anliegen des Kunden eingehen
Verwaltung des E-Mail-kontos
- Ankommende E-Mails öffnen
- Aufteilen der Mails in die jeweiligen Abteilungen
Verwaltung der Eingangspost
- Laufende Eintragungen im Postbuch
- Briefe in die Abteilungen pflichtbewusst weiterreichen
Verwaltung der Ausgangspost
- Auf korrektes Falten achten
- Kuvertieren
- Laufende Eintragungen im Postbuch
Besucher empfangen
- Auf freundlichen und korrekten Umgang mit dem Gegenüber achten
- Wartezeiten für Besucher so kurz wie möglich halten
Notwendige Qualifikationen für diese Stelle:
- Micrososft Office Kenntnisse (Word, Excel, Access)
- Organisationsfähigkeit
- Identifikation mit dem Unternehmen
- Belastbarkeit
- Verantwortungsbewusstsein und Einsatzbereitschaft
- Detailgenauigkeit